Quais são os principais eventos do MDF-e?

Quais são os principais eventos do MDF-e?

Emitir o Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais abrange a ocorrência de alguns eventos. Conhecer essas etapas é importante para evitar imprevistos e saber o que fazer diante de determinadas situações.

Algumas das principais ocorrências estão apresentadas abaixo.

Autorização

É o processo de expedição do documento com a consequente autorização de uso pela Sefaz. Alguns aspectos formais são conferidos antes de o manifesto ser aceito. Entre eles estão a autoria, o layout, a assinatura do emitente e a numeração.

Não há responsabilização alguma pelo conteúdo declarado. Em caso de erros detectados ou de problemas com o formato do campo, a assinatura digital ou a numeração, o arquivo é rejeitado e o código de falhas é informado. A recusa indica que não houve armazenamento no Banco de Dados do Ambiente Autorizador.

Encerramento

Indica para a Sefaz que a entrega das mercadorias foi finalizada. Somente depois desse processo é que o mesmo veículo pode ter a geração de outro MDF-e. Por isso, é preciso atentar-se à finalização no sistema.

O encerramento também é válido em caso de mudanças referentes ao veículo e à carga. Nesse caso, o documento existente deve ser finalizado para que outro seja emitido.

Cancelamento

É outra situação, mas essa opção só é válida quando o documento já foi autorizado pela Sefaz e o transporte ainda não começou. O cancelamento também só pode ser solicitado no prazo de 24 horas.

Registro de passagem

É necessário para quando o caminhão passar por postos de fiscalização. Se isso acontecer, o registro de passagem é gerado no manifesto, na NF-e e no CT-e referentes à mercadoria transportada.

Inclusão de condutor ou motorista

É registrado no Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais sempre que o motorista for alterado durante o transporte. O emitente é o responsável por repassar a informação.

Quais são as vantagens de emitir o MDF-e?

O Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais é um documento obrigatório, mas nem por isso deixa de ser vantajoso para as empresas. Na verdade, ele oferece vários benefícios, conforme podemos verificar a seguir.

Redução de custos de impressão

O MDF-e é emitido e armazenado eletronicamente, sendo necessária a impressão apenas do documento auxiliar. O DAMDFE tem a função de acompanhar o transporte e informar a respeito dos documentos da carga. Por isso, é expedido em papel A4.

Diminuição dos gastos de armazenamento de documentos fiscais

O Fisco exige a guarda dos documentos fiscais pelo prazo mínimo de 5 anos. O armazenamento eletrônico é mais simples, porque não exige espaço físico e facilita a logística em caso de necessidade de recuperação.

Implantação do Gerenciamento Eletrônico de Documentos

O GED é uma forma eficiente de gerir os arquivos digitalizados, que otimiza os processos e as rotinas produtivas. Assim, sempre que for preciso é possível coletar as informações.

Redução do tempo de parada dos caminhões

A parada em postos de fiscalização passou a ser mais rápida com a implementação do manifesto, porque todos os dados estão nesse documento. Com isso, a leitura das informações é agilizada.

Padronização das informações

O transporte de cargas teve seus processos padronizados com o documento eletrônico único, que é utilizado como base para toda a cadeia logística. Essa característica reduz o tempo de emissão, principalmente por conta da tecnologia — que pode até recuperar dados previamente inseridos.

Simplificação das obrigações

O Sped unifica os processos empresariais. Em relação ao manifesto eletrônico, há mais facilidade no gerenciamento do transporte de cargas, além do controle de frete e da própria gestão de frete.

O MDF-e substitui o manifesto de carga em papel?

Sim. A legislação nacional implementou a substituição do Manifesto de Carga modelo 25 e a Capa de Lote Eletrônica (CL-e) — isso ocorre desde outubro de 2014.

Os arquivos físicos tinham o mesmo objetivo do documento eletrônico, as diferenças são a emissão e o armazenamento. Por isso, são instrumentos indispensáveis para empresas que desejam crescer de maneira sustentável e de acordo com o que a lei determina.

Nesse contexto, também pode ser utilizado o romaneio de carga, um documento que gerencia as informações de mercadorias despachadas. Ele não é obrigatório pela legislação, mas contribui para a verificação das informações.

O romaneio de carga apresenta uma lista com volumes e descrição de conteúdo, quantidades transportadas e outros dados. Isso agiliza o processo de conferência e a fiscalização. Por isso, colabora com a otimização das etapas operacionais da sua transportadora.

Em que estabelecimento o MDF-e deve ser emitido?

De acordo com a lei referente ao Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS), o estabelecimento do contribuinte — isto é, a sua transportadora — é reconhecidamente autônomo no que é relativo ao cumprimento das obrigações acessórias. Existem apenas algumas disposições específicas previstas em regimes especiais.

Para que a emissão seja permitida na sua empresa, é preciso fazer a inscrição no cadastro do ICMS com a emissão dos documentos fiscais determinados pela lei. Também é necessário fazer o credenciamento junto à Sefaz.

Com esses requisitos, a emissão pode ser feita de qualquer local, desde que o emissor seja credenciado e tenha assinatura digital com certificado de empresa autorizada.

Quais são os documentos podem ser vinculados ao MDF-e?

O mais comum é o CT-e, arquivo expedido por transportadoras de carga de terceiros. Caso a operação seja própria, o manifesto deve ser emitido para registrar a transação e, então, as notas fiscais precisam ser vinculadas. Para entender melhor quando é preciso emitir o conhecimento de transporte e quando o documento válido é o MDF-e, listamos as características de cada um dos arquivos.

O primeiro é emitido quando há transações entre comprador e fornecedor. Sua expedição depende de cada destino enviado, e o documento deve ser apresentado para comprovar e liberar a carga. Assim, se um caminhão está com mercadorias referentes a diversas lojas, o CT-e precisa ser emitido para cada uma delas. A fiscalização da Sefaz comprovará os dados especificados.

Já o manifesto é um documento fiscal que reúne vários CT-es e é voltado para operações interestaduais ou intermunicipais, a depender da unidade da federação. Assim, em caso de fiscalização, a análise é desse arquivo.

Saiba que é possível vincular mais de um documento, desde que todos tenham o mesmo estado de origem e destino. Por exemplo: se a carga saiu de São Paulo e foi para a Bahia, você pode agregar os CT-es que contemplem as mesmas unidades da federação. Se no caminho for feita alguma entrega em Minas Gerais, é preciso emitir outro MDF-e, inclusive se o veículo e o motorista forem iguais.

Por fim, é fundamental compreender que apenas um modelo pode ser vinculado, isto é, somente o NF-e ou o CT-e. Afinal, o objetivo deles é diferente.

Quais dados obrigatórios devem ser informados no MDF-e?

Os dados informados no Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais precisam ser corretos para que o arquivo seja validado pela Sefaz. Nesse contexto, várias são as informações a serem inseridas. Listamos as principais:

• cidades de origem e destino;
• veículo principal, com detalhes de placa, modelo, Renavam, tipo de rodado e estado;
• dados de veículo vinculado, caso exista, com os mesmos dados do principal;
• proprietário do caminhão principal e do vinculado (se houver), com informações de CNPJ ou CPF, Registro Nacional de Transporte Rodoviário de Cargas (RNTRC) e inscrição estadual;
• informações do motorista;
• documentos fiscais eletrônicos autorizados pela Sefaz, que podem ser CT-e ou NF-e;
• número do vale-pedágio ou do Código Identificador da Operação de Transportes (CIOT), ou o contratante do serviço;
• nomes do responsável pelo seguro obrigatório, o Seguro de Responsabilidade Civil do Transportador Rodoviário de Carga (RCTRC) e da seguradora, além dos números da averbação e da apólice;
• estados de percurso da carga, sendo essa uma exigência somente para o modal rodoviário e quando o veículo passar por outra unidade da federação antes de chegar ao destino. Por exemplo: se a mercadoria sair de São Paulo com destino à Bahia, precisará passar por Minas Gerais.

Mesmo com todas essas informações, o Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais não gera tributos porque os impostos estão inseridos no documento vinculado, que pode ser a NF-e ou o CT-e.

Como a tecnologia pode ajudar na emissão e no armazenamento do MDF-e?

Como você deve ter percebido, a emissão do MDF-e depende da tecnologia. O documento é eletrônico e, por isso, requer um software para a sua expedição. No entanto, os recursos tecnológicos geram outros benefícios.

Primeiramente, a solução utilizada contribui para o cumprimento das obrigações, um dos desafios atuais das transportadoras. Com a grande quantidade de rotinas técnicas e burocráticas, além de outros processos que requerem gerenciamento, normalmente é difícil fazer a gestão contábil e fiscal.

Ao contar com uma ferramenta tecnológica, o software é automaticamente atualizado e conta com as versões mais recentes implementadas pelo governo federal. Isso evita a ocorrência de erros, que podem gerar multas e sanções.

Em segundo lugar, o sistema adotado gera agilidade na execução das atividades — e isso aumenta a competitividade do negócio, já que a sua empresa consegue reduzir custos, oferecer preços atrativos e serviços de qualidade.

Como definir o software ideal para sua transportadora?

A escolha pelo sistema mais adequado depende de alguns critérios. O primeiro, claro, é que ele ofereça a possibilidade de emitir o MDF-e, mas há outros quesitos a avaliar. Veja alguns deles.

Facilidade de implementação

O processo de adoção para a empresa precisa ser fácil e adaptável. Todas as suas demandas devem ser atendidas sem exigir uma alteração profunda dos processos.

Suporte da empresa que presta o serviço

A fornecedora do software deve ser capaz de oferecer um grande apoio para o seu negócio. As dúvidas devem ser rapidamente sanadas e a equipe de suporte precisa estar pronta para responder às demandas rapidamente.

Opiniões de outros clientes

Um dos melhores requisitos é esse — afinal, se vários clientes gostam de determinada solução, é por que ela tem vários pontos positivos, certo? Por isso, vale a pena pesquisar as opiniões dos usuários, verificar se existem sugestões de melhorias e qual é a resposta da empresa para esses feedbacks.

Resumindo: o Manifesto de Documento Eletrônico é um assunto fácil de ser entendido, mas que tem suas particularidades. Ao longo deste artigo, listamos as principais. Essas várias informações sobre o arquivo garantem o cumprimento da legislação, além de evitarem sanções e multas para sua empresa derivadas do processo de fiscalização.

Ao seguir as recomendações, seu negócio é preservado e todas as exigências referentes ao MDF-e são asseguradas. Agora você já sabe como emitir o documento, quais dados são obrigatórios e outros arquivos que podem ser vinculados. Para tornar esse processo mais fácil e seguro, conte com a ajuda de um software de qualidade, que permitirá obter melhores resultados. Basta seguir as sugestões que repassamos.