O que é CTe?
O Conhecimento de Transporte Eletrônico é um documento eletrônico usado para comprovar e documentar a prestação de serviços de transporte.
O mesmo deve ser utilizado em qualquer modal de transporte de cargas, seja ele rodoviário, aéreo, ferroviário, aquaviário ou dutoviário.
Em relação a sua validade jurídica, ela se dá pela assinatura digital do emitente.
Ressaltando que, o documento é válido em todos os estados brasileiros e no Distrito Federal.
Tipos de CTe
Atualmente, existem vários tipos de CTe disponíveis para emissão, todavia, cada um apresenta uma função distinta.
Por esse motivo, é fundamental que a
empresa de transporte saiba qual deles precisa emitir para que não tenha problemas futuros.
Conheça os tipos CTe as características de cada um:
1. CTe Normal
A versão mais comum do documento é usada para registrar todos os serviços de transporte intermunicipal.
Ou seja, entre cidades diferentes, independente do tipo de modal que ele é feito.
Com relação a este tipo de
documento fiscal algumas informações são obrigatórias para a emissão, separadas da seguinte forma:
- Remetente: CNPJ, IE (Inscrição Estadual), Razão Social, nome fantasia e endereço;
- Destinatário: CNPJ, IE, Razão social (ou nome) e endereço;
- Tomador: CNPJ, IE, Razão social (ou nome) e endereço;
- Nota Fiscal: dados relativos a carga, sua natureza, peso e dimensões que comprovam seu transporte e destino.
Além dessas informações, alguns dados são obrigatórios para cada um dos tipos de modais.
Por exemplo, na opção rodoviária é fundamental a apresentação do RNTRC (Registro Nacional de Transporte Rodoviário de Carga).
Já em relação ao aquaviário, é exigido a informação do porto de embarque e de destino.
Assim que o CTe for autorizado pela Secretaria da Fazenda, ele não pode sofrer nenhum tipo de alteração.
Isso quer dizer que, qualquer modificação feita no conteúdo após a aprovação invalida a assinatura digital e, consequentemente, o documento fiscal.
Por tanto, se a transportadora encontrar algum erro no Conhecimento de Transporte, o indicado é cancelar o CTe com erros e emitir um novo com os dados certos.
Em geral, ele só pode ser cancelado num prazo de 7 dias a partir da data de sua emissão.
Porém, como esse período pode mudar de acordo com o estado em que a empresa é cadastrada, a melhor opção é a de procurar pelo SEFAZ e confirmar a informação para não ter retrabalho.
2. CTe Complementar
Essa opção só pode ser emitida pela empresa quando há o objetivo de aumentar o valor do serviço (frete) inicial ou complementar o valor do ICMS.
Em resumo, isso significa que nenhuma outra informação pode ser alterada, somente os valores descritos e a data.
Ressaltando que, esse tipo de CTe não pode ser usado para acrescentar dados a um documento cancelado ou anulado.
Com relação as transportadoras que optam por usar esse tipo de Conhecimento de Transporte Eletrônico, ela deve selecionar a opção “CTe de Complemento de Valores” no campo “Finalidade de Emissão”.
Assim que realizada a emissão, o documento deve ser novamente enviado aos que estiveram envolvidos na operação.
Desta forma, todos podem incluir a diferença em seus registros fiscais e evitar discrepância de informações.
3. CTe de Substituição e Anulação
Já com relação ao CTe de Substituição e Anulação, seu uso é indicado para situações em que o emissor não pode cancelar ou enviar uma carta de correção.
Esse documento permite que o valor pago em tributações seja restituído na apuração.
Vale ressaltar que o prazo para a emissão desse documento é de até 60 dias após o lançamento do primeiro.
Todavia, a emissão do CTe de Substituição e Anulação é exclusiva para os casos em que o valor cobrado é maior do que deveria.
Porém, para esse novo documento ser validado é preciso seguir os seguintes passos:
- O tomador do serviço precisa emitir uma NFe com a seguinte informação: “Anulação de valores de Serviço de Transporte (CFOP 5206 ou 6206)”.
- Depois desse processo, o tomador precisa emitir uma nova Nota Fiscal Eletrônica.
- Este documento deve ser encaminhado para a transportadora que emitiu o Conhecimento de Transporte errado.
- Logo após que a empresa receber a nova NFe, ele deve emitir o CTe de Substituição. É importante que ela faça referência ao documento errado com as seguintes informações: Finalidade do CT-e: Substituição, Chave de Acesso do CT-e Original, Chave de Acesso da NF-e de Anulação de Valores.
- Nas situações em que o erro acontece, mas o tomador de serviço não é contribuinte do ICMS, ele deve emitir uma declaração de anulação de serviço de transporte com os dados do número de identificação, data, valor do CT-e original e o motivo do erro.
Quais documentos fiscais em papel o CTe substitui?
De acordo com a Secretaria da Fazenda, o CTe pode substituir os seguintes documentos impressos:
- Conhecimento de Transporte Rodoviário de Cargas, modelo 8;
- Conhecimento de Transporte Aquaviário de Cargas, modelo 9;
- Conhecimento Aéreo, modelo 10;
- Conhecimento de Transporte Ferroviário de Cargas, modelo 11;
- Nota Fiscal de Serviço de Transporte Ferroviário de Cargas, modelo 27;
- Nota Fiscal de Serviço de Transporte, modelo 7, quando utilizada em transporte de cargas.
Quais são as empresas que precisam emitir CTe?
Ao contrário da
nota fiscal que abrange uma ampla variedade de empresas, o
CTe só é obrigatório para negócios que trabalham com o transporte rodoviário, dutoviário, aéreo, ferroviário e aquaviário.
Com relação as empresas de transporte rodoviário, é necessário que ela esteja relacionada ao anexo único, ou seja, cadastradas com regime de apuração normal no ICMS (lucro real ou presumido) ou optantes pelo regime do Simples Nacional.
Essas empresas também podem ser registradas como operadoras no Sistema Multimodal de Cargas.
O que acontece se a empresa não emitir o CTe?
O Conhecimento de Transporte Eletrônico é um documento obrigatório para todas as empresas que trabalham com o transporte de cargas.
Em outras palavras, isso significa que a não emissão do CTe é uma prática ilegal que pode acarretar em alguns problemas:
- Se durante o trajeto acontecer qualquer problema na mercadoria (roubo de carga ou acidente, por exemplo), o seguro não cobre pelos prejuízos.
- Aplicação de multas altas.
- Sem o documento fiscal comprovando o serviço, a transportadora não tem como se proteger de possíveis falhas de pagamento.
Principais vantagens do CTe
Além da obrigatoriedade e de sua funcionalidade, o Conhecimento de Transporte Eletrônicotambém oferece diversos benefícios.
Para facilitar, as vantagens foram separadas por grupos:
1. Para a empresa que emite o CTe:
- Redução de custos com papel e armazenagem:
Como o documento é emitido e armazenado digitalmente, não há necessidade de imprimir várias vias, apenas aquela que acompanhará a carga no ato do transporte.
Com isso, o custo com papel e impressão cai drasticamente, e também não há necessidade de adquirir pastas e nem móveis para fazer a armazenagem do CTe.
- Facilidade na organização dos documentos:
O Conhecimento de Transporte Eletrônico é um documento totalmente digital.
Portanto, o processo de organização desse documento é muito mais simples.
Se houver a necessidade de procurar por determinado CTe, a busca fica mais rápida e simples.
- Menos tempo de parada dos veículos em Postos Fiscais de Fronteira:
Outra vantagem do CTe é a facilidade que ele oferece na hora da fiscalização de mercadorias em Postos Fiscais de Fronteira.
Sendo assim, o tempo de parada nesses locais é consideravelmente menor.
A emissão manual de um documento fiscal aumenta as ocorrências de erros de preenchimento.
O CTe diminui as chances desses lapsos acontecerem.
2. Para a sociedade
- Menor impacto ambiental por conta da redução de papel.
- Incentivo ao uso de novas tecnologias nas empresas.
- Maior oportunidade para negócios e empregos ligados ao uso de CTe.
3. Para os contadores
- Facilidade e simplificação nos processos de escrituração fiscal e contábil.
- Mais oportunidade de trabalho e consultoria ligados ao Conhecimento de Transporte Eletrônico.
4. Para o fisco
- Mais confiabilidade nas operações.
- Melhora no processo de controle fiscal.
- Redução nos custos de controle do CTe capturados pela fiscalização de cargas em trânsito.
- Redução na sonegação de impostos.
Como emitir o CTe?
Segundo a SEFAZ (Secretaria da Fazenda), as empresas que desejam trabalhar com o CTe devem:
- Se credenciar para a emissão do documento na Secretaria da Fazenda do Estado em que a empresa é estabelecida.
Vale ressaltar que, se a transportadora tiver unidades em outros estados, ela deve solicitar o credenciamento no SEFAZ de cada uma das regiões.
- Possuir o certificado digital.
Ele funciona como a assinatura digital da empresa e garante que o documento foi emitido por um CNPJ credenciado e autorizado para isso.
O certificado digital deve ser emitido pela Autoridade Certificadora credenciado ao ICP-BR.
- Adquirir um sistema de emissão.
Empresas de transporte e logística podem a realizar a emissão de documentos fiscais como o CTe por meio de um
TMS.
A transportadora pode optar por módulos mais simples, ou ainda escolher os que atendem às suas necessidades, por exemplo, Compras, Gestão de Pessoas, TMS, entre outros.
O que precisa informar no CTe?
Alguns dados devem constar obrigatoriamente no Conhecimento de Transporte Eletrônico. Entre os principais, destacam-se:
1. Dados do remetente
Nesta área devem ser adicionadas todas as informações sobre quem emite o documento fiscal.
Em alguns casos, como quando a transportadora não coleta o item diretamente no remetente (CTe de Redespacho ou Subcontratação), os dados sobre a empresa que forneceu a carga devem ser registrados no campo “Dados do Expedidor”.
O emissor do CT-e pode ser a transportadora, o remetente, o expedidor e o tomador.
2. Dados do Destinatário
Aqui é inscrito o CPF ou CNPJ de quem vai receber o Conhecimento de Transporte Eletrônico.
O destinatário pode ou não ser o recebedor da mercadoria, e, caso seja diferente, os dados deste devem ser informados em campos próprios.
3. Dados da nota fiscal
As informações referentes aos documentos fiscais também são obrigatórias, entre elas:
- Peso/volume/cubagem
- Número e série da NFe
- Valor total da nota ou dos produtos
- Carga predominante transportada
- Modelo do documento
- Data de emissão
- CFOP (Código Fiscal de Operações e Prestações)
- Chave da NF-e.
4. Dados do veículo e condutor
As informações do veículo e condutor só são obrigatórias quando a carga é do tipo “lotação” (ocupa toda a capacidade do automóvel).
Nesses casos os dados que devem ser descritos são os seguintes:
- Placa
- RENAVAM (Registro Nacional do Veículo)
- RNTRC (Registro Nacional de Transportadores Rodoviários de Cargas) e estado do proprietário do veículo.
Com relação ao motorista, as informações necessárias são apenas o nome completo e CPF.
5. Dados sobre o valor total do serviço
Embora seja possível emitir um CTe sem o valor total do serviço, ele é uma das informações mais importantes do documento.
É com base nesse número que a empresa pode cobrar o seu cliente, assim como, administrar as suas movimentações financeiras.
Dados obrigatórios de acordo com o modal de transporte
Cada modal de transporte tem o seu próprio campo obrigatório na emissão do CTe, sendo:
1. Rodoviário
Para o principal meio de transporte do Brasil é obrigatório apresentar o RNTRC (Registro Nacional de Transportadores Rodoviários de Carga).
Lembrando que, ele deve ser preenchido com 8 dígitos, assim como, a empresa também pode associar até 10 ordens de coleta no mesmo documento.
Em um bom sistema de emissão há a opção de cadastrar previamente todo os
veículos da frota.
2. Aéreo
Com relação as empresas de transporte que trabalham com o modal aéreo, as mesmas devem informar a data prevista de entrega, a classe, valor da tarifa e as informações de manuseio da carga.
A empresa também pode complementar o documento com alguns dados opcionais, como:
- Número da Minuta – extraído do documento que precede o CTe e assinado por quem expediu;
- Número Operacional CT Aéreo;
- Código da Tarifa;
- Dimensão da carga transportada;
- Produtos classificados pela ONU como perigosos – nos casos em que a mercadoria transportadora é perigosa.
3. Aquaviário
Para esse modal, os dados obrigatórios são:
- Porto de embarque e desembarque da carga;
- Valor BC do AFRMM – descrever o valor da prestação base de cálculo do Adicional ao Frete para Renovação da Marinha Mercante;
- Identificação do navio e sua direção durante o trajeto;
- Detalhes dos Contêineres.
A transportadora que trabalha com navios pode escolher informar no CTe o número de viagens e identificar até 3 balsas no documento.
4. Ferroviário
Em geral, as cargas que são transportadas por esse modal vêm em grandes quantidades e têm um valor agregado mais baixo.
Obrigatoriamente a empresa precisa preencher os campos:
- Tipo de tráfego
- Fluxo ferroviário” (número do contrato com o cliente)
- Valor do frete
- Responsável pelo faturamento
- Ferrovia emitente do CTe
- Ferrovias envolvidas
A identificação do trem é opcional.
5. Dutoviário
Conhecido também como tubular, quem trabalha com esse tipo de modal precisa informar a data inicial e final da prestação de serviço.
O campo “valor da tarifa” é opcional.
6. Multimodal
O multimodal serve para as transportadoras que usam dois ou mais tipos de transporte na mesma transação.
Por exemplo, quando parte da mercadoria vai pelo modal aquaviário, como também, pelo rodoviário.
A empresa que opta por essa operação deve prestar atenção nos seguintes campos obrigatórios no CTe:
- Número de Certificado do Operador de Transporte Multimodal;
- Indicador Negociável;
- Nome da Seguradora;
- CNPJ da Seguradora;
- Número da Apólice;
- Número da Averbação.
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